Po śmierci osoby, która pracowała w Niemczech, jej sprawy podatkowe nie wygasają – prawa i obowiązki wobec Finanzamtu przechodzą na spadkobierców (§ 45 Ordynacji podatkowej, AO). To spadkobiercy mogą złożyć zeznanie za zmarłego i to im przysługuje ewentualny zwrot, ale też oni odpowiadają za ewentualną dopłatę. Owdowiały małżonek może zwykle wybrać wspólne rozliczenie za rok śmierci.
To trudny czas i formalności podatkowe nie są wtedy najważniejsze. Nie trzeba ich załatwiać od razu – warto jednak wiedzieć, co i w jakiej kolejności zrobić, żeby spokojnie zmieścić się w terminach.
Kto może złożyć zeznanie za zmarłego
Z chwilą śmierci należności i zobowiązania podatkowe zmarłego przechodzą na jego następców prawnych, czyli spadkobierców (§ 45 ust. 1 AO). Oznacza to, że:
- zeznanie za lata, za które zmarły się nie rozliczył, składają spadkobiercy,
- decyzja podatkowa jest kierowana do spadkobierców – jeśli jest ich kilku, każdy może otrzymać decyzję albo jeden z nich odbiera ją za zgodą pozostałych (wytyczne AEAO do § 122 AO),
- za podatek zmarłego spadkobiercy odpowiadają według zasad prawa cywilnego o odpowiedzialności za długi spadkowe (§ 45 ust. 2 AO).
Gdy spadkobiercy nie są jeszcze znani, decyzje doręcza się kuratorowi spadku wyznaczonemu przez sąd (wytyczne AEAO do § 122 AO). Jeśli w testamencie ustanowiono wykonawcę testamentu, zasady doręczania mogą wyglądać inaczej – warto to ustalić na początku.
Samo ustalenie, kto dziedziczy (np. przed sądem lub notariuszem w Polsce), to sprawa prawa spadkowego, a nie podatkowego. Jest to jednak pierwszy krok, zanim rodzina zajmie się sprawami w Finanzamcie.
Jakie dokumenty są potrzebne
Lista może się różnić w zależności od urzędu i sytuacji. Najczęściej przydają się:
- akt zgonu (odpis, najlepiej wielojęzyczny lub z tłumaczeniem),
- dokument potwierdzający prawo do spadku – w Polsce np. postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, ewentualnie Europejskie Poświadczenie Spadkowe; jaki dokument zaakceptuje niemiecki urząd, warto zapytać we właściwym Finanzamcie,
- lista wszystkich spadkobierców z adresami,
- Lohnsteuerbescheinigung zmarłego za dany rok (od pracodawcy),
- poprzednie decyzje podatkowe (Steuerbescheid) i numery podatkowe (Steuernummer, Steuer-ID),
- dokumenty zasiłków, jeśli były wypłacane (np. Krankengeld),
- zaświadczenie o dochodach w Polsce, jeśli rozliczenie tego wymaga,
- numer konta, na które ma trafić ewentualny zwrot.
Językiem urzędowym w Niemczech jest niemiecki. Urząd może zażądać tłumaczenia dokumentów w innym języku, a w uzasadnionych przypadkach – tłumaczenia przysięgłego (§ 87 AO). Zanim zleci się tłumaczenie, warto zapytać urząd, czy będzie potrzebne.
Jeśli nie wiadomo, który urząd był właściwy dla zmarłego, pomoże jego Lohnsteuerbescheinigung lub ostatnia decyzja podatkowa – nazwa i adres urzędu są podane w dokumentach.
Wspólne rozliczenie w roku śmierci
Małżonkowie mogą wybrać rozliczenie wspólne lub indywidualne, jeśli oboje są traktowani w Niemczech jako nieograniczenie podatkowo zobowiązani (także na wniosek, np. gdy rodzina mieszka w Polsce – § 1a EStG) i nie żyją w trwałej separacji. Wystarczy, że warunki te były spełnione na początku roku lub pojawiły się w jego trakcie (§ 26 ust. 1 EStG). Śmierć jednego z małżonków w ciągu roku nie odbiera więc możliwości wspólnego rozliczenia za ten rok.
Wytyczne do EStG (H 26) wyjaśniają, że po śmierci małżonka wybór sposobu rozliczenia za rok śmierci jest nadal możliwy, a w miejsce zmarłego wchodzą jego spadkobiercy. Jeśli nikt nie złoży oświadczenia w sprawie wyboru, przyjmuje się rozliczenie wspólne, gdy spadkobierca wie o swoim statusie i sprawach podatkowych zmarłego. Dopóki spadkobierca nie jest ustalony, urząd rozlicza małżonków indywidualnie.
Rok po śmierci – Witwensplitting. Za rok następujący po roku śmierci owdowiały małżonek może być nadal rozliczony według korzystniejszej skali dla małżonków (tzw. Witwensplitting), jeśli w chwili śmierci oboje spełniali warunki z § 26 ust. 1 EStG (§ 32a ust. 6 pkt 1 EStG). Od kolejnego roku stosuje się już skalę dla osoby samotnej.
| Rok | Jak można się rozliczyć | Podstawa |
|---|---|---|
| Rok śmierci (np. rok podatkowy 2025) | Wspólnie lub indywidualnie; w miejsce zmarłego – spadkobiercy | § 26 EStG, H 26 |
| Rok następny (np. 2026) | Owdowiały małżonek – skala dla małżonków (Witwensplitting) | § 32a ust. 6 pkt 1 EStG |
| Kolejne lata | Rozliczenie indywidualne | – |
Dla wdowy lub wdowca pracujących w Niemczech ważna jest też klasa podatkowa w roku po śmierci małżonka. Ustawa przewiduje w tym roku klasę III, jeśli w chwili śmierci oboje byli nieograniczenie zobowiązani podatkowo i nie żyli w separacji (§ 38b ust. 1 EStG). Za nieograniczenie zobowiązane uznaje się tu osoby spełniające warunki § 1 ust. 1 lub 2 albo § 1a EStG – dotyczy to więc także rodzin, w których małżonek mieszkał w Polsce, o ile spełnione były warunki § 1a. Klasa III wpływa na wysokość zaliczek pobieranych z pensji, a ostateczny podatek ustala się w rozliczeniu rocznym.
W takich sprawach przydaje się czasem profesjonalna pomoc w rozliczeniu podatku z Niemiec – zwłaszcza gdy trzeba rozliczyć kilka lat albo gdy spadkobiercy mieszkają w różnych miejscach.
Na czyje konto trafi zwrot
Ewentualny zwrot podatku zmarłego należy do spadkobierców, bo to na nich przechodzą jego należności podatkowe (§ 45 ust. 1 AO). W praktyce:
- w zeznaniu podaje się konto, na które urząd ma przelać pieniądze – zwykle konto jednego ze spadkobierców albo wspólne,
- przy kilku spadkobiercach warto wcześniej zapytać urząd, czy wymaga zgody pozostałych lub pełnomocnictwa dla osoby, która ma odebrać zwrot,
- przy wspólnym rozliczeniu małżonków wypłata na rzecz jednego z nich działa także wobec drugiego (§ 36 ust. 4 EStG).
Jeśli z rozliczenia wychodzi dopłata, spadkobiercy odpowiadają za nią solidarnie – urząd może żądać całej kwoty od każdego z nich (wytyczne AEAO do § 122 AO, przykład spadkobierców jako dłużników solidarnych). Nie można więc z góry założyć, że rozliczenie zakończy się zwrotem. Decyzję, którą otrzymają spadkobiercy, warto przeczytać w całości – poza kwotą zawiera ona też uzasadnienie i pouczenie o sprzeciwie.
Terminy
Terminy zależą od tego, czy rozliczenie było obowiązkowe, czy dobrowolne:
- Rozliczenie obowiązkowe (np. zmarły miał klasę III/V lub VI, kilku pracodawców albo zasiłki powyżej 410 euro – § 46 ust. 2 EStG): zasadą jest termin siedmiu miesięcy po końcu roku podatkowego, czyli do 31 lipca następnego roku przy samodzielnym składaniu (§ 149 ust. 2 AO). Śmierć nie przesuwa tego terminu automatycznie. Urząd może jednak przedłużyć termin na złożenie zeznania, w uzasadnionych przypadkach nawet po jego upływie (§ 109 ust. 1 AO) – warto o to poprosić, opisując sytuację.
- Rozliczenie dobrowolne (wniosek o zwrot, § 46 ust. 2 pkt 8 EStG): można je złożyć w ciągu czterech lat od końca roku podatkowego (§ 169 ust. 2 i § 170 ust. 1 AO). Przykładowo za rok podatkowy 2022 – do końca 2026 roku.
- Sprzeciw od decyzji: miesiąc od doręczenia (§ 355 AO). Przy wysyłce pocztą do Polski decyzja jest uznawana za doręczoną miesiąc po nadaniu (§ 122 ust. 2 AO).
Kolejność kroków, która zwykle się sprawdza:
- Ustalić krąg spadkobierców i uzyskać dokument potwierdzający dziedziczenie.
- Zebrać dokumenty podatkowe zmarłego (Lohnsteuerbescheinigung, decyzje, Steuernummer).
- Ustalić właściwy Finanzamt i poinformować go o śmierci, podając dane spadkobierców.
- Sprawdzić, za które lata trzeba lub warto złożyć zeznanie i jakie są terminy.
- Złożyć zeznanie (ewentualnie wspólne za rok śmierci) i wskazać konto do zwrotu.
FAQ
Czy trzeba rozliczyć zmarłego, jeśli rozliczenie było dobrowolne?
Nie ma takiego obowiązku, ale spadkobierca może złożyć wniosek – w terminie czterech lat od końca roku podatkowego.
Czy wdowa może rozliczyć się wspólnie ze zmarłym mężem?
Za rok śmierci zwykle tak, jeśli spełnione były warunki z § 26 ust. 1 EStG. Za rok następny może przysługiwać Witwensplitting (§ 32a ust. 6 EStG).
Co jeśli spadkobierców jest kilku, a mieszkają w różnych krajach?
Urząd może wysłać decyzję każdemu z nich albo jednemu za zgodą pozostałych. Warto wcześniej ustalić, kto będzie kontaktował się z urzędem.
Czy zwrot podatku wchodzi do spadku?
Zwrot przysługuje spadkobiercom jako następcom prawnym zmarłego (§ 45 AO). Jak uwzględnić go przy podziale spadku i czy ma znaczenie dla podatku od spadków, to już kwestia prawa spadkowego – warto ją omówić z notariuszem lub doradcą podatkowym.
Gdy brakuje sił na formalności
Nie wszystko trzeba robić samodzielnie i nie wszystko naraz. Jeśli kontakt z niemieckim urzędem jest w tej sytuacji zbyt obciążający, część rodzin powierza sprawę biuru, które zajmuje się rozliczeniami z Niemiec, np. Zwrot-podatkow.pl. Ostateczne rozstrzygnięcie zawsze należy do urzędu.
Źródła
- Abgabenordnung, § 45 Gesamtrechtsnachfolge – AO-Handbuch BMF
- Abgabenordnung, § 122 Bekanntgabe (z AEAO) – AO-Handbuch BMF
- Abgabenordnung, § 87 Amtssprache – AO-Handbuch BMF
- Abgabenordnung, § 109 Verlängerung von Fristen – AO-Handbuch BMF
- Abgabenordnung, § 149 Abgabe der Steuererklärungen – AO-Handbuch BMF
- Abgabenordnung, § 169 Festsetzungsfrist – AO-Handbuch BMF
- Abgabenordnung, § 170 Beginn der Festsetzungsfrist – AO-Handbuch BMF
- Abgabenordnung, § 355 Einspruchsfrist – AO-Handbuch BMF
- Einkommensteuergesetz, § 26 Veranlagung von Ehegatten (z H 26) – ESt-Handbuch BMF
- Einkommensteuergesetz, § 32a Einkommensteuertarif – ESt-Handbuch BMF
- Einkommensteuergesetz, § 1a – ESt-Handbuch BMF
- Einkommensteuergesetz, § 36 – ESt-Handbuch BMF
- Einkommensteuergesetz, § 38b Steuerklassen – ESt-Handbuch BMF
- Einkommensteuergesetz, § 46 – ESt-Handbuch BMF
